メールの書き方

背景

学生さんとのメールのやりとりがありますが、あまりうまく行かないときもあります。ここでは基本的な書き方を指南しましょう。ただ、これがすべてというわけでもないです。少なくても学内では通用するでしょう。

良くない例

from	"vivacal" vivacalxxxxxx@yahoo.co.jp
to	otabe@cse.kyutech.ac.jp
date	Fri, Mar 28, 20XX at 1:47 PM
subject	電子情報工学科　 99232099 　工大太郎
signed-by	yahoo.co.jp
	
電子情報工学科　99232099 　工大太郎です。
 
小田部先生の研究室は31日に集合とのことなのですが、31日は企業の説明会があり、研究室にいけそうにありません。大丈夫でしょうか。

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良くない例の解説

1. フリーメールはだめ。

まずこの人は、フリーメールから出しております。これはだめです。教員は大量のスパムメールを受け取っております。たぶんスパムフィルターも使っております。スパムメールはだいたいフリーメールから来るので、それらは受け取られない可能性があります。

同様に、携帯メールも避けましょう。PCから携帯メールに返送して受け取ってもらえないこともあります。トラブルの元です。

では、どのメールからが一番いいかというと、情報科学センターのアカウントからのメールが一番よろしいです。公式のメールの時には、できるだけフリーメールは避けて、センターのアカウントから出しましょう。

2. ちゃんと名前を設定しよう

この人は"vivacal"さんだそうです。公式のメールとしては不適切です。ちゃんと名前を設定することにしましょう。

3. 適切な題目(subject)をつけよう

この人は題目に自分の名前を書いています。ほとんど意味が無いです。メールの中身がわかる適切な題目をつけるようにしましょう。

4. 最初の書き出しは相手の名前

携帯メールになれている方々はいちいち相手の名前を書いたり、自分の署名をつけたりしないですが、PCメールでは普通相手の名前を書きます。これもスパムメールではまず＊＊先生とか書かれてきませんので、簡単にはじくことができるわけです。ですから書き出しは相手の名前に敬称をつけて書きます。
「小田部先生」と書くのはいやかも知れませんが、山川先生の徳目八箇条にも「禮儀（れいぎ）を濫（みだ）るべからず」と「服従を忘るべからず」があります。私も学生さんに＊＊様と書き出します。
書き出しが読んで欲しい相手の名前を書くのは、単なる礼儀のためだけでは無くて、メーリングリストや複数の方に出すときには宛先がはっきりとしないといけないという理由もあります。
団体さんの場合には「事務局様」ではなくて、「事務局御中」のように「御中」を使います。

5. お世話になっております。

「お世話になります。」「メールありがとうございます。」「ご迷惑をおかけしております。」などの出だしが必要です。いきなり本文というのはいただけないです。

6. 名を名乗る

特に初めて出す相手に書いているメールの時には「＊＊＊の○○です。」を入れた方がいいです。From:フィールドをみれば分かるじゃ無いかと思われるかもしれませんが、メールアドレスからでは分からないこともあり、最後の署名を見ないと分からないとなると非効率です。
短いメールや、すでに何回かやりとりをしているときには、これを省いてもいいでしょう。

7. 30文字くらいで折り返す

面倒ではありますが、全角30文字くらいで改行していきます。emacsとか使っていればM-qで詰め込みをしてくれるので便利です。

8. 本文のあとはよろしくお願いいたします。

本文を丁寧に書いたら「よろしくお願いいたします。」「ご連絡お願いします。」などを入れる必要があります。

9. 最後は必ず署名

最初で名乗っているかもしれませんが、最後には必ず署名を入れます。

正しいメールの例

from	"KOUDAI Taro" i232099y@iizuka.isc.kyutech.ac.jp
to	otabe@cse.kyutech.ac.jp
date	Fri, Mar 28, 20XX at 1:47 PM
subject	研究室集合について
	
小田部先生

お世話になります。電子情報工学科3年の工大太郎です。
 
小田部先生の研究室は31日に集合とのことなのですが、31日は企業
の説明会があり、研究室にいけそうにありません。大変申し訳あり
ませんが、別な日に伺いたいと思います。

次の日程でお邪魔したいと考えています。先生の空いている時間を
教えていただければありがたいです。先生の部屋に伺うようにしま
す。
3月29日　午後
3月30日　午前

どうぞよろしくお願いいたします。
--------
九州工業大学　情報工学部　電子情報工学科
３年生　工大太郎

その他情報

HTMLメールは避ける

HTMLメールはやめてTEXTメールにするように設定をしておきます。スパムフィルターで削除される可能性があります。表示されないメールソフトもたくさんあります。

読み返す

まず読み返して、内容が正しく伝わるかどうか考えましょう。誤字脱字も残っているとかなり恥ずかしいです。こういう推敲がすごく重要です。

返事は1日以内にする

メールは受け取ってから1日以内に返事をするのが原則です。調べないと分からないとか時間がかかるときには「詳しいことは後で連絡します。」だけでも出さないと、先方は不着の恐れを気にし始めます。逆に遅れたときには「お返事が遅れてすみません。」とか「お返事までに時間を要しまして申し訳ありません。」とか書くとよいでしょう。

催促もする

メールは本当に届くかどうかはよくわからいものです。返事を期待しているのに数日から1週間で返事が来ないときには「行き違いの際にはご容赦下さい。」とか書いて催促することが必要です。

機種依存文字は使わない

「①」（まる数字１）のようなは文字は機種依存文字といって、相手のメーラーによっては表示されないこともあり、使わない方がいいです。なにが機種依存文字かということについては検索してみてください。

添付ファイルは小さくする

1Mbyteを越えるようなファイルは何らかの形で小さくできるはずです。写真であれば、大きさを640*480程度にすれば数100kbyteになります。Word, PDF文章であれば圧縮することを考えましょう。その他の場合でもzip fileなどにして圧縮しておきます。

添付ファイルは最後につける

文の途中に添付ファイルを入れると、そこでメールが終わっていると思って最後まで読まない場合があります。添付ファイルは最後につけるといいです。

あいさつはあまり気にしない

よく、「晩遅くにすみません。」とかあるのですが、携帯メールの際のマナーなのでしょうね。PCメールでは読み手が読むときにしか開きませんので、あまり気にしなくてよいです。

基本的に全員宛に返信する

cc:とかわかりますか？gmailでも「返信」と「全員に返信」がありますが、基本的には全員宛に返信する方がいいです。cc:に書かれている人たちも内容を知っていて欲しいからです。ときどき相手が「返信」しかしてくれなくて、こちらでcc:に入れることがあります。

何回もメールのやりとりをしないように工夫する

「来週お会いできないでしょうか？」というメールはよく来ます。これだと数回やりとりをしないと日程が決定できません。チャットとメールは違います。
そこで、「来週は＊＊と＊＊が空いていています。お会いできないでしょうか？」とか、「次の日程でお邪魔したいと考えています。先生の空いている時間を教えていただければありがたいです。先生の部屋に伺うようにします。」
と書けば、一度の返事で済みます。
同じ考え方で、尋ねるときには一度に用件をまとめるようにします。次から次にと用件が増えていくと、返事する方は大変です。

丁寧なメールを心がける

メールは手軽ですが、感情がありませんので言葉、文字は慎重に選択してください。
個人的には、口頭での”～してください”と電子メールでの”～してください”は異なるものと考えております。
電子メールでの”～してください”は相当強く要求されているようなイメージを受けます。このような場合は、”～してください”ではなく、”お願いできないでしょうか”の方がイメージが和らぐと思います。自分が書かれて不愉快に思うようなことは書かない方がよいと思います。
また、私はメールでは議論をしないようにしています。メールでは連絡事項はかろうじて伝えられますが、議論になるとすごく難しいし、困難な事態に陥ることもあります。もしまずいことがおきたら、メールでは無く、電話とか、直接会って事情を説明することをお勧めします。

ローカルルール

某社では本文の冒頭に
To: **係長
cc: ＊＊課長
のようにさらに書くというルールがあるそうです。これは絶対に読まなければいけない方と、目を通すだけでいい方を明らかにするためだそうです。

宛先に注意（上級編）

(誤) エレクトロニクスグループの皆様

(正)エレクトロニクス分野の先生、学生の皆様

この違いが分かるでしょうか。先生方に敬意を表するためにはかなり気を遣う必要があることが分かると思います。

役に立つリンク

「正しいメールの書き方」と検索してもいいページが出てこないのですよね。誰かいいのがあったら教えていただければありがたいです。よろしくお願いいたします。

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